Virtuelle Generalversammlung

Virtuelle Generalversammlung – störungsfrei und mit rechtssicheren Ergebnissen

Eine virtuelle Generalversammlung macht allen Aktionärinnen und Aktionären die bequeme Teilnahme möglich, unabhängig von ihrem geografischen Standort. Das Resultat ist häufig eine deutlich höhere Beteiligungsrate. Auch das Unternehmen selbst kann profitieren: Es präsentiert sich als zukunftsorientiert und kann gleichzeitig die Kosten für Veranstaltungsräume, Catering und Logistik einsparen.

Mit Devigus führen Sie Ihre virtuelle Generalversammlung sorgenfrei durch. Wir stellen sicher, dass sie jederzeit alle regulatorischen Anforderungen erfüllt und höchste Sicherheitsstandards bei Datenübertragungs- und Abstimmungsprozesse berücksichtigt sind.

Was ist eine virtuelle Generalversammlung?

Eine virtuelle Generalversammlung wird ausschliesslich über digitale Kanäle, ohne jeglichen physischen Austragungsort, durchgeführt. Die vollständig digitale Durchführung einer GV ist seit der umfassenden Aktienrechtsrevision 2023 explizit rechtlich verankert. Das hat wesentliche Vorteile, so können etwa internationale Aktionäre ohne zusätzlichen Reiseaufwand oder zeitliche Einschränkungen teilnehmen und ihre Stimmrechte ausüben – was nachweislich zu einer höheren Beteiligungsquote und damit zu demokratischeren Entscheidungsprozessen führt.

Virtuelle Generalversammlungen sind zudem flexibler in der Organisation und Durchführung und oft auch kostengünstiger als traditionelle physische Generalversammlungen, da Ausgaben für Veranstaltungsräume, Catering, Logistik und Materialien entfallen.

Aber: Die virtuelle GV muss, im Gegensatz zu physischen oder hybriden Generalversammlungen, in den Statuten des Unternehmens ausdrücklich zugelassen sein. Nur dann kann sie rechtsgültig durchgeführt werden.

Das Gesetz schreibt zudem vor, dass die Identität aller Teilnehmenden zuverlässig überprüft sowie sämtliche Stimmen und Abstimmungsergebnisse in Echtzeit sicher übertragen werden müssen, um die Rechtmässigkeit der Beschlüsse zu gewährleisten. Weiter müssen die Aktionärinnen und Aktionäre die Möglichkeit haben,  Anträge zu stellen und ihre Meinungen zu äussern.

Ihre Vorteile bei einer Online-Generalversammlung mit Devigus

Besser abgestützte Beschlüsse: Aktionärinnen und Aktionäre rund um den Globus können problemlos der Generalversammlung aus beizuwohnen und mitentscheiden.

Sichere Prüfung von Personendaten: Über unseren Online‑Votantenschalter können  Aktionärinnen und Aktionäre ihre Identität unkompliziert digital authentifizieren, bevor sie an der virtuellen Generalversammlung teilnehmen.

Rechtssicherheit: Unsere gesamte Software-Suite erfüllt alle gesetzlichen und regulatorischen Auflagen. Mit den zertifizierten Prozesse und signierten Protokollen müssen Sie sich keine Sorgen über Reputationsschäden durch anfechtbare Beschlüsse oder gar FINMA-Sanktionen machen.

Informationssicherheit und Datenschutz: Wir legen grossen Wert auf Informationssicherheit und sind nach den entsprechenden ISO-Normen ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert.

Grosse Flexibilität: Unsere Lösung lässt sich massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse sowie Ihr Corporate Design anpassen und für Generalversammlungen jeder Grösse skalieren. Alle Wortmeldungen werden bei Bedarf zudem simultan auf Deutsch, Englisch und Französisch übersetzt.

Kerneigenschaften einer digitalen GV mit Devigus

Umfassendes Teilnehmermanagement

Aktionärinnen und Aktionäre können sich unkompliziert online für die Teilnahme registrieren, die Identitätsprüfung erfolgt zuverlässig über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zudem können die Teilnehmenden ihre Stimmrechte und Vollmachten mit Echtzeit-Aktualisierung und transparenter Übersicht dynamisch verwalten.

Hochwertige Live-Übertragung

Ein Multi-Kamera-Setup sorgt für professionelle Bildqualität und ermöglicht mehrere Kamerawinkel, während die Echtzeit-Untertitelung und Simultanübersetzungen dafür sorgen, dass auch internationale Aktionärinnen und Aktionäre der Veranstaltung optimal folgen können. Adaptive Streaming-Technologie sorgt dabei für die optimale Darstellung und Bildqualität auf allen Endgeräten – auch bei nicht optimaler Internetverbindung.

Umfangreiche Interaktionsmöglichkeiten

Teilnehmende können via Chat oder Audio in Echtzeit Fragen stellen. Über ein moderiertes Q&A-Management mit Priorisierungsfunktion und vordefinierten Antwortvorlagen für häufige Fragen können Sie die Fragen effizient bearbeiten. Zudem gibt es eine Option, Live-Videobeiträge ausgewählter Aktionäre mit professioneller Vormoderation und Zeitmanagement einzuspielen.

Rechtssichere Online-Abstimmungen

Unsere Software ermöglicht den Teilnehmenden die verschlüsselte, manipulationssichere Stimmabgabe und eine sofortige Auswertung und Präsentation der Abstimmungsergebnisse. Dabei werden alle Vorgänge detailliert und revisionssicher protokolliert.

Erweiterte Moderationsfunktionen

Integrierte Tools für die Versammlungsleitung und den Vorstand erlauben ein professionelles Rednermanagement und die flexible Steuerung von Redebeiträgen und Abstimmungen.

Umfassende Dokumentation und Analyse

Die Software erstellt automatisch virtuelle Versammlungsprotokolle zur lückenlosen Archivierung aller Beiträge, Fragen und Abstimmungen. So ist die ganze Generalversammlung nachvollziehbar dokumentiert und Sie können im Anschluss detaillierte Analysen zu Teilnahmeverhalten und Abstimmungsmustern erstellen.

So funktioniert die Durchführung einer virtuellen GV mit Devigus Schritt für Schritt?

1. Vorbereitung: Einrichtung der virtuellen Versammlungsumgebung und Teilnehmerverwaltung.
2. Sicherer Zugang: Mehrstufige Authentifizierung für alle Teilnehmer dient der sicheren Identitätsprüfung.
3. Live-Übertragung: Professionelle Streaming-Lösung mit mehreren Kameras und ausgeklügeltem Audio-Setup.
4. Interaktive Teilnahme: Vollintegrierte Echtzeit-Fragestellung und -beantwortung für alle Teilnehmenden.
5. Online-Abstimmungen: Sichere und transparente virtuelle Stimmabgabe in Echtzeit.
6. Nachbereitung: Umfassende virtuelle Dokumentation und Auswertung der Abstimmungsergebnisse und des Stimmverhaltens.

Compliance und Datenschutz bei einer virtuellen GV sicherstellen

Konformität mit allen rechtlichen Vorgaben

Unsere Software-Lösungen stimmen vollständig mit dem Schweizer Aktienrecht und internationalen Standards überein und schaffen die Voraussetzung, dass virtuelle Generalversammlungen notariell beglaubigt werden können. Durch regelmässige Aktualisierungen passen wir sie zudem jederzeit an die neuesten gesetzlichen Entwicklungen an.

Schutz der Daten und der IT-Infrastruktur

Alle Datenübertragungen werden mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert, zudem werden die Daten der virtuellen Generalversammlung ausschliesslich in redundanten, hochsicheren und FINMA-konformen Rechenzentren in der Schweiz gehostet. Regelmässige Penetrationstests und umfassende Sicherheitsaudits durch unabhängige Drittanbieter ermöglichen die frühzeitige Identifikation und Behebung von potenziellen Schwachstellen.

Integrität der Generalversammlung und der Abstimmungsergebnisse

Wir sorgen für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktionen und Abstimmungen und verifizieren die Identität aller Teilnehmenden über ein mehrstufiges Verfahren. So ist sichergestellt, dass die Abstimmungsergebnisse korrekt sind und einer unabhängigen Überprüfung standhalten.

Physische Generalversammlung

Planen Sie Ihre nächste GV komplett vor Ort? Der GVMANAGER vereinfacht die Organisation einer rechtssicheren und alle regulatorischen Vorgaben erfüllenden Generalversammlung. Profitieren Sie von unserem Know-how und unserer Erfahrung. Mehr erfahren.

Hybride Generalversammlung

Wir unterstützen Sie mit unseren innovativen Software-Lösungen, sodass die Teilnahme an der hybriden GV für alle Aktionärinnen und Aktionäre möglich ist und Sie die Ergebnisse der rechtssicheren Abstimmungen sofort auswerten können. Mehr erfahren.

Häufige Fragen zur Durchführung von virtuellen Generalversammlungen mit Devigus

Warum sollte ich Devigus wählen?

Als führender Schweizer Anbieter von virtuellen Generalversammlungslösungen bieten wir umfassende Expertise in Technologie, Recht und Corporate Governance aus einer Hand und legen grossen Wert auf kontinuierliche Innovation und die Weiterentwicklung unserer Lösungen. Unser interdisziplinäres Team aus Softwareentwicklern, Finanzexpertinnen und Juristen unterstützt Sie vor, während und nach der GV umfassend.

Wie viel Vorlaufzeit braucht Devigus für die Organisation einer virtuellen Generalversammlung?

Für eine reibungslose Generalversammlung ist eine Vorbereitungszeit von rund zwölf Wochen notwendig. Falls Sie bereits unsere Aktionärsverwaltungssoftware AREGIS nutzen, kann die Vorlaufzeit auf 6 – 8 Wochen reduziert werden.

Kann ich das Corporate Design meines Unternehmens in die Software-Lösungen integrieren?

Selbstverständlich passen wir den virtuellen Versammlungsraum an Ihr Branding an. Auch die Benutzeroberfläche für Online-Teilnehmende lässt sich flexibel gestalten.

Wie läuft die technische Betreuung am Tag der Generalversammlung ab?

Ein Team von Devigus steht Ihnen vor und während der gesamten Generalversammlung unterstützend zur Verfügung. Wir übernehmen die Installation und Einrichtung unserer Lösung und stellen so einen reibungsfreien Ablauf sicher. Über redundante Datenzentren in der Schweiz und Fallback‑Streaming stellen wir sicher, dass die sichere Datenübertragung jederzeit gewährleistet ist. Bei dringenden Fragen können Sie uns zudem rund um die Uhr auf unserer Support-Hotline erreichen.