Physische Generalversammlung

Überblick über unseren Service für physische Generalversammlungen

Die physische Generalversammlung ist nach wie vor ein zentrales Element der Corporate Governance und ein wichtiger Anlass für den direkten Dialog zwischen Unternehmen und Aktionären. DEVIGUS bietet mit seinem GVMANAGER eine umfassende Lösung für die professionelle Organisation und Durchführung Ihrer physischen Generalversammlung. Unser Service gewährleistet einen reibungslosen Ablauf, maximale Effizienz und höchste Sicherheit bei der Stimmabgabe und -auswertung.

Kernfunktionen und Vorteile:

• Vollständige Digitalisierung der Vor- und Nachbereitung
• Effiziente Einlasskontrolle und Registrierung der Teilnehmer
• Präzise Echtzeit-Abstimmungen mit optionalem Televoter-System
• Professionelle Präsentation der Abstimmungsergebnisse
• Umfassende Dokumentation und Protokollierung

Unser Service für physische Generalversammlungen richtet sich an Aktiengesellschaften jeder Grösse, von mittelständischen Unternehmen bis hin zu börsenkotierten Konzernen. Ob Sie Ihre erste Generalversammlung planen oder Ihre bestehenden Prozesse optimieren möchten – DEVIGUS unterstützt Sie mit massgeschneiderten Lösungen und langjähriger Erfahrung.

So funktioniert unsere Lösung für physische Generalversammlungen

Der Prozess im Überblick:

1. Vorbereitung: Einrichtung des GVMANAGER-Systems mit Ihren spezifischen Daten und Traktanden
2. Einladungsmanagement: Versand der Einladungen und Verarbeitung der Rückmeldungen inkl. E-Voting
3. Teilnehmerregistrierung: Effiziente Einlasskontrolle am Tag der Versammlung
4. Durchführung der Versammlung: Unterstützung bei Präsentationen und Abstimmungen
5. Abstimmungsauswertung: Echtzeit-Auswertung und Präsentation der Ergebnisse
6. Nachbereitung: Erstellung von Protokollen und gesetzlich vorgeschriebenen Dokumenten

Eingesetzte Technologie:

Der GVMANAGER basiert auf modernster Microsoft .NET-Technologie und nutzt eine sichere, skalierbare Microsoft SQL-Server Datenbankarchitektur. Für die Abstimmungen setzen wir auf hochpräzise Televoter-Systeme, die eine schnelle und fehlerfreie Stimmabgabe und -auswertung gewährleisten.

Integration mit anderen Diensten:

Unser GVMANAGER ist nahtlos mit unserem Aktienregister AREGIS integriert. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Teilnehmerdaten und stellt sicher, dass nur stimmberechtigte Aktionäre an den Abstimmungen teilnehmen können.

Detaillierte Funktionen

Umfassendes Einladungsmanagement:

• Automatisierte Erstellung und Versand von Einladungen
• Verarbeitung von Rückmeldungen und Vollmachten inkl. E-Voting
• Management von Zutrittskarten und Stimmrechtsausweisen

Effiziente Teilnehmerregistrierung:

• Schnelle Einlasskontrolle durch Barcode-Scanning
• Automatische Aktualisierung des Teilnehmerstatus im System
• Echtzeit-Übersicht über anwesende Stimmen und Kapital

Professionelle Versammlungsdurchführung:

• Unterstützung bei der Präsentation von Traktanden und Anträgen
• Flexible Handhabung von spontanen Anträgen und Wortmeldungen
• Mehrsprachige Unterstützung für internationale Teilnehmer

Präzise Abstimmungen:

• Unterstützung verschiedener Abstimmungsmethoden
• Echtzeit-Erfassung und Auswertung der Stimmen
• Sofortige Präsentation der Abstimmungsergebnisse

Umfassende Dokumentation:

• Automatische Erstellung von Protokollen und Beschlüssen
• Detaillierte Aufzeichnung aller Abstimmungsergebnisse
• Erstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Berichten

Analysen und Reporting:

• Umfangreiche Statistiken zur Teilnahme und zum Abstimmungsverhalten
• Vergleichsanalysen mit früheren Generalversammlungen
• Customizable Berichte für Management und Verwaltungsrat

Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität

Der GVMANAGER wurde entwickelt, um den individuellen Anforderungen jeder Generalversammlung gerecht zu werden. Unsere Lösung bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten:

Massgeschneiderte Konfiguration:

• Anpassung der Benutzeroberfläche an Ihr Corporate Design
• Flexible Definition von Traktanden und Abstimmungsmodalitäten
• Individuelle Gestaltung von Einladungen und Zutrittskarten

Skalierbarkeit:

• Unterstützung von Versammlungen mit wenigen Dutzend bis zu mehreren Tausend Teilnehmern
• Leistungsfähige Infrastruktur für simultane Abstimmungen grosser Teilnehmerzahlen
• Einfache Erweiterbarkeit bei wachsendem Unternehmen oder zunehmender Komplexität

Unterstützte Konfigurationen:

• Vollständig vor Ort betriebene Lösung für maximale Kontrolle
• Hybridmodell mit teilweiser Cloud-Nutzung für erhöhte Flexibilität
• Möglichkeit zur Integration zusätzlicher Hardware (z.B. Grossbildschirme, Audioanlage)

Compliance und Sicherheit

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

• Volle Konformität mit dem Schweizerischen Obligationenrecht
• Berücksichtigung der Anforderungen der FINMA für kotierte Unternehmen
• Regelmässige Updates zur Anpassung an neue gesetzliche Bestimmungen

Datenschutz und -sicherheit:

• Verschlüsselung aller sensiblen Daten
• Strenge Zugriffskontrollen und Benutzerrechte-Management
• Regelmässige Sicherheitsaudits unserer Systeme

Integrität der Abstimmungen:

• Mehrfache Überprüfung der Stimmberechtigungen
• Fälschungssichere Erfassung und Speicherung der Abstimmungsergebnisse
• Möglichkeit zur unabhängigen Verifizierung der Resultate

Warum DEVIGUS für Ihre physische Generalversammlung wählen?

Unsere Alleinstellungsmerkmale:

• Über zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Durchführung von Generalversammlungen
• Ganzheitlicher Ansatz von der Planung bis zur Nachbereitung
• Voll integrierte Systeme
• Kontinuierliche Innovation und Anpassung an neue Technologien und Anforderungen

Support und Betreuung:

• Persönliche Ansprechpartner für jede Phase der Generalversammlung
• Technisches Support-Team vor Ort während der Veranstaltung
• Umfassende Schulungen für Ihr Personal im Umgang mit dem GVMANAGER

Expertise unseres Teams:

• Interdisziplinäres Team aus Technologieexperten, externen Juristen, und Eventmanagern
• Langjährige Erfahrung in der Durchführung von Grossveranstaltungen
• Kontinuierliche Weiterbildung unserer Mitarbeiter zu aktuellen Trends und Best Practices

Mit DEVIGUS als Ihrem Partner für die physische Generalversammlung setzen Sie auf eine bewährte, effiziente und zukunftssichere Lösung. Wir verstehen die Komplexität und Bedeutung dieses wichtigen Unternehmensereignisses und bieten Ihnen eine Unterstützung, die weit über die reine Technologiebereitstellung hinausgeht. Unser Ziel ist es, Ihre Generalversammlung zu einem reibungslosen, professionellen Event zu machen, das Ihre Aktionäre beeindruckt und Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bietet.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihre nächste physische Generalversammlung zu einem vollen Erfolg machen können. Lassen Sie uns gemeinsam die Weichen für eine effiziente, transparente und zukunftsorientierte Aktionärskommunikation stellen.